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保育におけるICTシステムとは?機能や導入の際の注意点について詳しく解説!

幼稚園・保育園のIT化

2023/02/10

近年、多くの保育園や幼稚園で導入が進んでいるのが、園の運営に関する業務を効率化する「保育ICTシステム」です。
従来の手書きで行うようなアナログな方法ではなく、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデジタル端末を使用するシステムで、保育記録や事務処理、保護者とのコミュニケーションなどの業務が円滑になるよう、多くの機能が搭載されています。
この記事では、保育ICTシステムの導入を検討している方に向け、主な機能やシステム導入の際の注意点などを詳しく解説。多くの園で導入されているおすすめの保育ICTシステムもご紹介します。

 

保育におけるICTシステムとは

保育園・幼稚園で導入が進む「保育ICTシステム」とは、保育園や幼稚園の運営に関する日々の業務を軽減し、効率化を図ることができるシステムです。「保育業務支援システム」とも呼ばれています。
これまでは事務作業や連絡を行う場合、共有パソコンや電話を使用するのが一般的でした。所定用紙に手書きで記載するなど時間のかかる作業も多く、引き継ぎが難しいことに加え、勤務時間が長くなる原因となっていました。
保育ICTシステムを活用することで、専用端末を使いすき間時間に作業できたり、アプリを使用して保護者と連絡をとるなど、より効率的に仕事をすることが可能です。
面倒な事務作業に時間をとられない分、子供と向き合う時間が増え、質の高い保育につながるなど、保育施設と保護者双方に大きなメリットがあることから、多くの園で保育ICTシステムの導入が進められています。

 

保育ICTシステムの主な機能

保育園ICTシステムには、大きく分けて以下の3つの機能があります。それぞれの機能を詳しく紹介していきます。

保育士の業務を効率化できる機能

1つ目は、業務を効率化できる機能です。保育士の業務は多岐にわたりますが、手間のかかる事務作業や管理業務などの作業負担を軽減できます。
提供されるシステムにより違いはありますが、具体的には下記のような機能があります。

  • 登降園記録・・・ICカードやタッチパネルなどで登降園時間を記録。紙に時刻を記載したり、口頭で伝達する手間がなくなり、園児数を全員で共有できる。
  • 園児情報管理・・・園児の基本的な情報に加え、保護者との連絡履歴や指導要録などを管理し、必要に応じて情報を取り出すことができる。
  • 健康管理・・・検温、排便、午睡状況などの管理が可能。
  • 勤怠管理・・・職員の勤怠管理やシフト作成が可能。
  • 各種書類の作成・・・指導計画や保育日誌などの書類をスムーズに作成できる。
  • 請求管理・・・毎月の保育料を自動的に計算して請求書を発行することが可能。

園保護者とのコミュニケーション機能

2つ目は、保護者とのコミュニケーションをスムーズにしてくれる機能です。
連絡帳のチェックや確認をシステム上で行うことができるため、子どもたちに関する毎日のやり取りに関して、保育士と保護者双方の負担を大幅に軽減することが可能です。
こちらも提供されるシステムにより違いはありますが、主に下記のような機能があります。

  • 欠席連絡受付・・・欠席、遅刻、早退、預かり時間の変更などの連絡をICTシステムで行うことが可能。保育士は混み合いがちな朝の登園時間に電話対応をする負担が減り、保護者もスマホなどから連絡しやすいメリットがある。
  • 連絡帳・・・園児の健康状態や生活の様子を保護者に伝える機能。手書きの必要がなく、システム上に入力可能で作業時間を削減でき、保護者もパソコンやスマホで内容を確認できる。
  • お便り配信・・・システムのアプリなどからお便りを配信。配布と印刷の手間がなくなり、ペーパーレス化できる。
  • お知らせ一斉配信・・・災害時の緊急連絡、不審者情報、行事の中止などのお知らせを一斉に配信可能。リアルタイムで正確な情報を迅速に知らせることができる。

保護者向けのサービス機能

3つ目として、保護者向けに保育園のサービスを利用しやすくする機能があります。

  • 写真販売サービス・・・園で撮影した写真を保護者に共有、販売できるサービス。写真をアップロードするだけで専用サイトで公開でき、決済・印刷・発送を代行してくれる機能があるものも。
  • 園ブログ・・・園ブログや行事カレンダー、給食の献立など、園に関する記事を公開するサービス。

 

ICTシステム導入の際の注意点

保育園ICTシステムをいざ導入しようとしても、多くのシステムが提供されており、どれを選ぶべきか迷うことも多いでしょう。
園のニーズに合ったシステムを選ぶために、注意したいポイントは下記の4つです。

どのような機能が必要なのか明確にしておく

目的をハッキリさせず「便利そうだから」という理由で導入してしまうと、上手く活用できずコストだけがかかってしまいます。
何のためにICTシステムを導入するのか、園のどの課題を解決したいのか、目的を具体的に決め、そのためにどのような機能が必要かを明確にしておきましょう。
例えば業務効率化が目的なら、園児管理やコミュニケーション支援だけでなく、園の運営や事務作業にも使える機能がしっかり揃っているのか、といった点を確認すべきです。

保護者が手軽に操作しやすいものかチェックしておく

保育ICTシステムの導入には、保護者の理解と協力を得ることも重要です。
保護者の中には、スマートフォンやタブレットなどの機器の操作が苦手な方もいます。誰でも簡単に操作できるシステムかどうかをチェックしておきましょう。
ログイン手続きなどが難しく使いにくいシステムの場合、なかなか浸透せずに結局電話や紙での連絡から移行できず、システム導入の効果が低くなる可能性があります。

動作環境は整えられているか

システムが正常に稼働するように、パソコンやタブレット・スマホなどの利用端末やネットワーク環境を整備しておくことも大切です。
操作性に大きな影響を与えるため、パソコンのスペックなども操作に問題がない仕様のものか確認しておく必要があるでしょう。
予算に限りがある場合は、スマホ操作が充実しているシステムを選ぶのがおすすめです。作業のたびにわざわざパソコンのある部屋に戻る必要がなく、スムーズに作業が進められ、より効率的です。

セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶ

園児や職員の個人情報を管理するため、セキュリティ対策がしっかりしたシステムを選ぶことも重要なポイントです。
データ通信が暗号化されている、最新のウィルス対策ソフトを導入している、登録した端末からのみアクセスできる、職員ごとにアクセスできる範囲が制限できるなど、セキュリティ対策が万全なシステムを選択しましょう。
セキュリティ面を心配する保護者に安心してもらうためにも、システム担当者から説明を受け、具体的な機能や対策方法を確認しておくことが必要です。

多くの園から選ばれている保育ICTシステム「うぇぶさくら」

保育ICTシステムには、保育士の業務負担を減らし、コスト削減を実現できるなどのさまざまなメリットがあり、保育の質の向上にもにもつながります。
システムの効果を最大限引き出し、上手く活用するためには、園のニーズに合った保育ICTシステムの導入が重要になります。
保育園や幼稚園の先生たちの希望をすべて詰め込み開発され、多くの園から選ばれている保育ICTシステムが「うぇぶさくら」。関西圏No.1の1,100件以上の導入実績があります。
業務負担を軽減することで園児たちに向き合う時間を確保し、園児の情報管理をより便利にすることで、質の高い保育サービスの提供を実現。
いち早く保育管理システムの開発、保育のICT化に携わり、現場の保育士の方の声を聴きながら進化し続けています。
園児台帳、指導計画、登降園管理、職員出退勤管理など、数多くの便利な機能が搭載され、複雑な業務をすべて一元化。パソコンが苦手な人でもストレスなく使いこなせるよう、わかりやすい画面と簡単な操作にもこだわっています。
環境改善に取り組みたい園や人手不足に悩む園は、ぜひ一度、保育ICTシステム「うぇぶさくら」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

▼総合保育管理システム うぇぶさくら
https://web-sakura.jp/

弊社でもうぇぶさくらを取り扱っておりますので、お問い合わせはお気軽にどうぞ!
https://moqul.net/contact

 

まとめ

  • 保育におけるICTシステムとは、園の運営に関する業務を軽減し、効率化できるシステム
  • 大きく分けて「業務効率化」、「コミュニケーション機能」、「保護者向けサービス」の3つの機能がある
  • ニーズにマッチしたシステム選びには、必要な機能やセキュリティ対策などの確認が必要
  • 現場の先生たちの希望をすべて詰め込んだ保育ICTシステム「うぇぶさくら」がおすすめ
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