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保育園アプリ・システムとは?導入のコツや効果的な活用方法

幼稚園・保育園のIT化

2021/09/17

保育園アプリ・システムとは?

保育園アプリ・システムとは、園の運営における業務支援システムであり、ICTシステムのひとつです。
ICTシステムとは、インターネットを利用して情報を得たり、コミュニケーションを図ったりするツールを指します。
導入している保育園では、クラウド型のICTシステムを使っています。

パソコン・タブレット・スマートフォンなどを利用し、保育記録を入力します。
さらに、情報の共有・閲覧・データ集計のために利用することが可能です。また、書類整理もスムーズに行うことができます。

保育園アプリ・システムを導入すると…

ICTシステムを導入すると、今まで手動で行っていた業務を自動化することが可能です。
その分、作業の手間を省くことができます。
実際に導入すると、多方面でメリットを実感できることでしょう。

システム導入によって可能となる機能の一部をご紹介します。

園児の情報をシステムで管理

登園している園児の情報をシステム化して管理できます。
園児の個人情報だけではなく、基礎疾患やアレルギーなどの既往歴は重要な情報です。
その情報をシステムで一括管理し、すぐに閲覧することが可能です。
また、日々の成長記録などもパソコンなどで入力して保管ができます。過去の情報もすぐに閲覧できるため便利です。

職員の指導計画・日誌のシステム化

保育園では、日々の内容記録する保育日誌があります。
園児の出欠席も併せて把握することから、日々の記録が必須となります。
これをシステム化して自動反映させることにより、業務の効率化を図ることが可能です。
0から記録するという手間がなく、手動入力の箇所も簡潔に入力ができます。

勤怠管理・各種書類作成のシステム化

保育園で就業している職員の勤怠管理をシステム化できます。
出退勤等を自動入力でシステムに反映できるため、手動による業務の手間を省くことができます
また、自治体などに提出する書面についても、効率的に作成できます。
日々の記録を自動入力した書類を出力できるため、無駄な作業がなくなることは間違いありません。提出までの準備がスムーズです。

保育園アプリ・システムのメリット・デメリット

ICTシステムの導入をすることで見えてくるメリットとデメリットについて解説します。
それぞれのポイントを比較して、導入を検討してみてください。

園のメリット・デメリット

園の運営面でのメリットとしては、人件費のコスト削減に貢献できるという点が挙げられます。
システム導入に伴う業務効率化によって、職員の残業時間の軽減が期待できるからです。
パソコンやスマートフォンを使用することで業務改善が図れますし、お知らせや出欠管理も自動入力できるため、朝から応対する必要もほとんどなくなります。

一方、デメリットとしては、パソコン操作に苦手意識がある職員の場合、システム導入に抵抗を感じ、慣れるまで時間が必要となるかもしれません。
とはいえ、基本的に保育園アプリは、誰でも使いやすいように設計されています。
職員の理解を得られさえすれば、システム導入するメリットは大きいと言えるでしょう。

保護者のメリット・デメリット

保護者から見たICT化のメリットは、利便性です。
たとえばスマートフォンアプリひとつで、出欠席などの連絡を完結できます。
朝の忙しい時間にわざわざ電話をしなければならない、といった面倒がありません。
その他、アプリで様々な情報を共有できるので、どこでも閲覧ができますよね。
延長保育の手続きをシステムで予約するなど、スキマ時間を活用できます。

想定されるデメリットとしては、クラウド内で個人情報を管理することに抵抗のある保護者も少なくないことです。
もっとも、紙媒体や手書きであっても、個人情報流出の危険性はあります。
システム導入の有無を問わず、個人情報の取り扱いルールを明確化し、徹底することが大切です。

保育園アプリ・システムの料金

保育システムの料金は、初期費用と月額料金がかかるところがほとんどです。

  • 初期費用(機器の費用):PC・スマートフォンの有無に応じて変動
  • 月額利用料金:およそ5,000円~数万程度(園の規模・利用機能によって変動あり)

園の規模や環境でも料金は変わります。

ICT補助金の利用

近年、厚生労働省、文部科学省、自治体がICT化のための補助金制度を整備しています。
保育園のICT化で利用できる補助金については、こちらの記事を参考にしてください。

システム導入に関する助成などが受けられます。
申請方法についても解説しています。

保育園アプリ・システムを導入する際の注意点

実際にシステム導入を検討する際に、注意すべきポイントを紹介します。
ポイントを押さえてじっくり検討することをお勧めします。

①機能を把握せずに利用するのはNG

システムの機能を把握せずに導入するのはおすすめできません。
システムには各種機能が搭載されていますが、園によっても必要とする機能は異なるかもしれません。
「不要な機能」まで使用すると、むしろ効率は悪くなってしまいます。
そのため、まずは必要となる機能を選定して、使いやすいと思えるシステムを導入することをおすすめします。
機能を把握することで、より良いシステム導入の効果が期待されます!

②まずは保護者への理解を得るための対策を

ペーパーレスに抵抗のある保護者もいらっしゃいます。
特に、クラウド上で個人情報を取り扱うことに抵抗のある人は少なくありません。
システム導入側の園には、安全性の把握が求められます。
園における個人情報の管理体制を見直し、明確化した規則を厳守することは最重要課題です。
もちろん保育システム自体も、セキュリティ対策がしっかりしているものを導入しなければなりません。

また、紙媒体や手書きであっても、個人情報流出の危険はあります。
クラウド上で個人情報を扱うことが危険であると一概に言えるものでもありませんし、現代においてインターネットを避けて通ることは難しいでしょう。
どれだけ安全に情報を管理しているかを保護者に伝え、理解を得ることが大切です。

③自動化の「ルール」をあらかじめ決める

せっかくシステムを導入するからといって何でも自動化すると、かえって不便になる場合があります。
特にはじめのうちはただでさえ慣れないシステムなのに、園の職員だけではなく、保護者にも機能や操作を共有する必要がありますよね。
そのことから、ルールをあらかじめ園で設定することが望ましいでしょう。

送迎バスの位置情報システムならモークル

「モークル」もICTのシステム導入サービスの1つ。通園バスの運行状況をLINEで把握することができます。
バスの遅延が発生した時にも、すぐ把握できるので便利なシステムです。

【参考】モークルにできること

LINEを使用し、リアルタイムで位置情報を把握

モークルではLINEを使うため、導入も普及もスムーズです!
多くの人が利用しているLINEだからこそ、簡単に利用できますし、難しい機能は一切ありません。
リアルタイムの情報がわかり15秒ごとに更新されるので保護者も安心です。

まとめ

  • 保育園のICTシステム導入によって、職員や保護者の負担が軽減される。
  • 保育園のICTシステム導入の際には、情報セキュリティをはじめ、保護者からの理解を得るための対策を。
  • 送迎バスの位置情報通知システム「モークル」なら、LINEを使うから導入も普及もスムーズ!

ICTシステム導入をすることで、業務や連絡などを簡潔化できます。
園だけではなく、保護者側にもメリットがありますので、ぜひ導入を検討してみてください!

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