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保育園運営を強力サポート。スクール管理システムとは

お役立ち情報 幼稚園・保育園のIT化

2021/10/08

保育園の業務負担が多いことが以前から問題化されていますが、このコロナ禍で園児の健康チェックも必須となり、さらに深刻化しています。
保育士不足の中、増える業務に対応するために、多くの保育園職員が残業しています。
この問題を一気に解決できる可能性があります。それが、「スクール管理システム」です。

「スクール管理システム」を導入することで、職員の業務を軽減できるだけでなく、保護者や園児もより便利に安全に保育園を利用することができるようになります。
今回の記事は、スクール管理システムの導入を検討している方に参考にしていただけるように書きました。

スクール管理システムとは?

「スクール管理システム」とは、学校や保育園の業務を効率化するためのITサービスです。
保育園の場合でしたら、園児の情報管理や職員の勤怠管理、園の運営管理などの業務をパソコン一つでまるごと一元管理できるのです。
具体的に挙げると、園児台帳、指導計画、登降園管理、保護者との連絡、事故防止、職員出退勤管理、園児の発育チェック、行事カレンダー、園児のアレルギー管理、健康診断、職員シフト管理、登園バス運行管理などがあります。

スクール管理システムを導入すると何ができるの?

園児の管理、保護者との情報共有、職員の勤怠管理、園の事務管理など、さまざまなことをWeb上でチェック、管理することができるようになります。

保護者との円滑なコミュニケーションが可能

スクール管理システムを導入すると、保護者とのコミュニケーションが取りやすくなります。
保育園から、保護者へ連絡をする機会はとても多く、その内容は欠席の連絡、子供の健康状態や発育に関する相談ごと、行事の出欠など多岐にわたります。
そういた連絡は、これまでは連絡帳や連絡用紙など、「紙」を使って受け渡しをすることが一般的でした。
そのため、その紙を紛失してしまったら再発行の手続きが必要ですし、その紙を渡したい相手と会えなかったら何度も訪問しなければならないなど、とても手間がかかっていました。
このスクール管理システム導入をすると、そういった情報伝達は スマホやパソコンを使ってできるため、紛失の心配はありませんし都合のいい時間に送信すれば完了します。
保護者との連絡を、手軽に密接にできるため、コミュニケーションがスムーズになります。

保育園の情報管理を安全に管理できる

園児の個人情報を安全に管理でき、健康状態やアレルギー情報といった重要な情報を職員とスムーズに共有できます。
クラス替えや転園、進級などで、保育士間での園児の情報の引き継ぎの時、抜けもれなく、漏洩の心配もなく安全に行えます。家族構成や家庭の事情などが複雑になっている現代、個人情報管理や配慮は非常に重要になっています。また、そういった管理体制に不備があった場合、ニュースやSNSであっという間に世間に知られてしまうため、園の経営や運営に大きな影響を与える結果となります。そういったリスクへの対策のためスクール管理システムを導入する園や学校も増えています。

園の運営を一元管理できる

園児の管理だけでなく、職員の勤怠管理、園の経営管理も行うことができるのが、スクール管理システムの特徴です。
職員台帳作成やシフト管理、自治体への報告書作成、行事運営管理や記録作成、納付金管理、献立管理など、これまで手作業で台帳作成していたり、ファイル作成と保管に手間がかかっていた業務がウェブ上で行うことができ、管理もチェックも簡単にできるようになります。

スクール管理システムを導入する際の注意点

スクール管理システムこれまでの園運営を大きく変えます。導入の際には職員にも保護者にも理解をしていただく必要があります。
どんなところを注意したらいいのでしょうか。

機能の全容を把握する

スクール管理システムには、さまざまな機能があります。
機能の数が多すぎて、いったいどれを使えばいいのか分からないということも起こり得ますし、あれば便利な機能なのに気づかなかったということもよくあります。導入前に、スクール管理システムを提供する会社と打ち合わせをし、園の事情や不便に思っている点などを伝え、どの機能がこの園にふさわしいのかを聞いてください。
また、使い方の説明会があるはずですが、なるべく多くの職員にその説明会に参加してもらいましょう。そうすることで、日常業務への浸透が早くなります。

保護者用のマニュアルを準備

保護者の中には、ITに慣れていないという方もいらっしゃいます。
「システムの使い方が分からない」と園へ電話がかかってきてしまい、その対応に追われて業務効率化になっていないというケースもありました。
スクール管理システムを提供する会社には、保護者用のマニュアルを準備しているところも数多くあります。スクール管理システム導入前に、そういった保護者用マニュアルを提供してもらえるか、確認しておくといいでしょう。

ICT補助金の利用

スクール管理システムを導入際に、ICT補助金を利用することもできます。
ICT化補助金については、こちらのブログで詳しく書いています。
保育園負担の削減のために、厚生労働省や自治体が準備した補助金制度です。ぜひ活用してください。

導入に向いている業種

スクール管理システムにはさまざまなものがありますが、導入に向いている業種とはどんなものでしょうか。

「スクール管理システム」をおすすめする業種

スクール管理システムは、学校、保育園だけでなく、運営の事務作業が煩雑だと感じている事業所におすすめです。
学習塾、自動車学校、スイミングスクール、サッカースクール、語学スクールなどにもおすすめです。
スクール管理システムの機能は、システム開発企業によって内容が大きく違っています。そのため、スクールの事情に合わせて、システムを選ぶ必要があります。
先ほどにも書きましたが、スクール管理システムを提供する企業とよく打ち合わせをして、どんな機能があり、自分の園にはどれがおすすめなのかを確認しておきたいです。

保育園向け管理システムなら、導入実績No.1「うぇぶさくら」

スクール管理システムはさまざまあり、スクールに合わせて選ぶ必要があるとお伝えしましたが、保育園専用のシステムというものがあります。
それが「うぇぶさくら」です。全国の保育園で導入された実績があります。どんな特徴があるかご紹介します。

▼保育園や幼稚園の先生たちの希望から生まれた総合保育管理システムうぇぶさくら
https://web-sakura.jp/

特徴1 園の複雑な業務を一元化できる

保育園ならではの管理業務をパソコンやスマホで一元管理できます。
園児台帳や健康管理、職員の勤怠管理といった一般的なものから、保護者のスマホを使ってQRコードをかざすと登園・降園時刻を打刻できる「QR登降園」といった、非接触で園児の出欠管理ができる機能などがあります。

特徴2 わかりやすさにこだわった操作画面

うぇぶさくらは、パソコンが苦手な人でもストレスなく利用できるように操作画面の分かりやすさにこだわっています。
保育園運営者用の画面は、カスタマイズができるので、園の事情に合わせて使いやすく変えることができます。

特徴3 サポート窓口完備。充実したサポート体制

導入後のまだ慣れていない時期は、使い方を調べるだけでも負担を感じます。そいったことのなく一日も早く使いこなせるように、うぇぶさくらではサポート窓口が用意されています。
電話、ファックス、メールなどさまざまな媒体で問い合わせができるのもありがたいです。

まとめ

  • スクール管理システムは、保育園やスクール運営のさまざまな負担を減らしてくれる
  • スクール管理システムは、開発企業によってさまざまなものがあるので、自分の園に合ったものを選ぶ必要がある。
  • 保育園に特化したスクール管理システムは、「うぇぶさくら」がおすすめ。
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