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運転日報について解説!書き方や作成義務、活用方法まで

お役立ち情報

2022/02/11

営業車や送迎用の車両など、一定数以上の社有者を保有する企業には「運転日報」の作成が義務づけられています。

運転日報の目的は、安全な運行やドライバーを守り適切な業務を行うことですが、記載内容を分析し上手く活用することで、コストの削減や業績アップにもつながります。

この記事では、運転日報とは何か、記載事項や活用方法などについて解説し、効率的に運転日報を作成できる便利なアプリもご紹介します。

運転日報とは?

「運転日報」とは、業務で営業車や送迎バスなどの社有車を運転した際に、運転者の氏名や運転日時、走行距離などの記録を記載するものです。

運転日報の作成義務や記載内容は、「貨物自動車運送事業を営む企業」と「事業用に社有車を保有する企業」で異なります。
今回は、後者の送迎バスや営業車などの社有車を保有する企業の場合について解説していきます。

運転日報の目的は、ドライバーの乗務実態を正しく把握することで、過労や長時間運転を防止し、安全運行を確保することにあります。

また、日々記録を継続し、運行管理上の資料として活用すれば、業務の効率アップにもつながる、重要なツールといえます。

運転日報の作成義務

業務用の社有車を一定数以上保有する企業は、運転日報を記録する義務があります。

道路交通法第74条の3には、「乗車定員が11人以上の自動車を1台、もしくはそれに満たない自動車でも5台」保有している場合には、道路交通法の規定により、「安全運転管理者」を選任すべきと定められています。

そして、道路交通法施行規則第9条の8には、いくつかある安全運転管理者の業務の1つとして「運転の状況を把握するため必要な事項を記録する日誌を備え付け、運転を終了した運転者に記録させること」と記載されており、運転日報の作成が義務づけられています。

▼参考:道路交通法施行規則
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=335M50000002060_20210628_503M60000002041

運転日報の保存期間

運転日報は、記載後に一定期間保管することも義務化されています。

保管期間は、公安委員会に提出する場合もあることから、運転日報の記録日から1年間と定められています。

また、運転日報には運転者の情報も含まれる点を考慮し、労働基準法の「労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」にならって、3年間は保存が必要という考え方もあります。

記録した運転日報は、すぐに処分したり不用な書類と混在して処分したりすることがないように、保管場所をしっかりと管理するなど注意が必要です。

▼参考:
安全運転管理者等に関するよくある質問(警視庁)
https://www.keishicho.metro.tokyo.lg.jp/kotsu/jikoboshi/torikumi/drm_top.files/qa.pdf

改正労働基準法等に関するQ&A (厚生労働省)
https://www.mhlw.go.jp/content/000617980.pdf

運転日報の役割と活用方法

運転日報のそもそもの役割は、安全な運行を確保しドライバーを守ることですが、記載内容を確認・分析することで、さまざまな分野で活用できます。

上手く活用することで、業務効率のアップも期待できる有効なツールと言えるでしょう。具体的には、以下のような活用方法があります。

社員の勤怠管理

ドライバーがどのように働いているかを、わかりやすく把握できます。

長時間運転や睡眠不足状態での過度に負担がかかる運転は事故の原因になりますが、運転日報の内容を確認することで、ドライバーの勤務時間の改善につなげられます。

車両の状況確認

車両に関する基本的な記録に加え、故障の前触れになるわずかな変化なども、日々記録することで、車両の不備への迅速な対応に役立ちます。

事故の防止やメンテナンス費用の削減にもつながります。

運転の効率化

運転日報に記載された走行距離や給油した燃料の量から、燃費が計算できます。

より効率的な移動ルートを提案したりエコドライブを導入したりすることで、所要時間を減らすことができ、燃費の改善にもつながるでしょう。

運転日報の書き方

では実際に、運転日報はどのような内容で作成するべきなのでしょうか?

まずは、以下の4項目を記載する必要があります。
これらは、社有車保有企業の運転日報に必要であると定められた項目です。

  • 運転者名
  • 運転の開始及び終了の日時
  • 運転した距離
  • その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項

車両管理や勤怠管理のために、下記の項目の記載もあるとさらに活用しやすい運転日報になります。

  • 同乗者
  • 目的地
  • 運転の目的(移動、送迎など)
  • 車輌情報(車種、番号など)
  • 走行メーター、走行距離
  • 燃料購入時記載欄
  • 点検項目

また、運転日報作成方法は、大きく分けて以下の3つの方法が一般的です。

市販の用紙を使用し手書きで作成

通常の業務日報などと同じく、運転日報用の専用用紙が販売されています。

用紙のフォーマットに従い手書きで記載していくアナログな方法なので、パソコンが苦手な方には向いているかもしれません。

毎回書き上げるのに時間と手間がかかるのがデメリット。汚したり紛失してしまう可能性もあるので、管理には配慮が必要です。

テンプレートを使用しパソコンで作成

Excelなどの表管理ツールを使い、運転日報を作成する方法です。

自社で利用しやすいようにオリジナルのフォーマットを作成する場合もありますが、オンライン上で公開されているテンプレートを活用するのも効率がよいでしょう。

専用ツールやアプリを活用して作成

運転日報の作成が自動的にできる専用ツールやアプリを活用して作成するのも一つの方法です。

このようなサービスは有料のものがほとんどですが、入力や管理の手間がかからず、記載もれを防ぐことができるのが大きなメリットです。

多機能なものもあり、通常の運転日報では把握できなかったことも「見える化」できるので、業務の大幅な効率アップが期待できるでしょう。

「モークル」で運転日報を自動作成

運転日報の作成ができる便利なアプリの一つとして、おすすめなのが「 MOQUL(モークル)」です。

送迎バスなどの位置情報をLINEで通知できる位置情報システムで、簡単な操作で「今バスがどこを走っているのか」がすぐにわかります。

送迎バスのご利用者や施設のスタッフのイライラが解消でき、満足度もアップできるとさまざまな施設でご利用いただいています。

位置情報システムを活用し、運行管理や運転日報の作成が可能で、ドライバーの安全運転の啓発などができるうれしい機能が満載です。

運転日報を自動作成

モークルの特色は、パイオニア運行管理システム「ビークルアシスト」を標準装備していること。

インターネットで簡単に使える運行管理システムを無料で利用でき、運転時間、走行距離、位置情報データが取得できるので、運転日報を自動で作成することが可能です。

▼モークルを使用した運転日報の作成例はこちら

ドライバーの運転診断で危険運転を防ぐ

急ブレーキ、急ハンドルなど危険運転があった時には、ドライブレコーダーが音声と画面の表示でドライバーに警告。
日頃からドライバーが緊張感を持って運転することができます。

事故につながる危険運転を点数化し、記録して分析もできるので、ドライバーへの適切な安全運転指導にも役立ちます。

万が一の事故の時にも迅速に対応可能

事故発生時には、前後20秒間の鮮明な映像を自動送信。事務所に居ながら、現場の情報を確実に把握できるので、スピーディに事故対応ができます。

この他にもさまざまな機能があるので、モークルを導入することで運転日報の作成にかかる時間を大幅にカットでき、車両管理や勤務管理もスムーズに。

事故の予防や安全運転の啓発も可能になるなど、多くのメリットも期待できます。
人手不足の今、業務効率化を目指して導入を検討してみてはいかがでしょうか?

まとめ

  • 「運転日報」は、社有車を運転した際の情報を記録したもの
  • 一定数以上の社有車を保有する企業は「運転日報」の作成義務がある
  • 記載内容を確認し分析することで、勤務管理や車両の状態確認などに活用できる
  • 「モークル」では運転日報の自動作成ができ、大幅な業務効率アップにつながる
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