保育園の連絡帳はなぜ必要？

そもそも保育園ではなぜ連絡帳を記入する必要があるのでしょうか。
主な目的は2つあります。

保育士と保護者が情報共有するため

連絡帳の主な目的は、保育士と保護者が子どもの健康状態や情緒、発達について情報交換をして共有することです。
連絡帳を読んで家庭と保育園で変わりなく過ごせているか、体調に変化がありそうか、その日の保育で気を付けなければならないことがあるかどうかを確認します。
例えば、夜中の睡眠がいつもよりも短ければ日中に眠そうにしている姿が予想できます。
子どもに配慮した保育を行っていくためにも連絡帳の内容から子どもの状態を知ることは欠かせません。

保育士と保護者の信頼関係を構築するため

連絡帳は保育士と保護者がコミュニケーションを図るのにもってこいのツールです。
保育士と保護者が対面で話す機会が限られているからです。
登園時間が担任の出勤よりも前の場合は、担任に会わずに子どもを預けることになります。
降園時間が遅ければ担任が退勤している場合もあります。
担任に会って直接話が聞けない時でも子どもの様子を知ることができるのが連絡帳です。
保護者は子どもの様子を知ることができると安心して子どもを預けられます。
保育園自体も信頼を得ることができ、信頼関係ができれば保護者との連携もしやすくなるでしょう。

保育園の連絡帳の書き方のコツ【例文で解説】

連絡帳に何を書いたらよいのか迷った時は、これから紹介する3つのコツを参考にしてみてください。

5W1Hを意識して子どもの具体的なエピソードを書く

5W1Hとは、情報を漏れなく伝えるためのフレームワークです。
When (いつ)、Where (どこで)、Who (誰が)、What (何を)、Why (なぜ)、How (どのように)の６つの要素があります。
まず「いつ・どこで」から書き始め、次に「誰が・何を」、最後に「なぜ・どのように」を書くと情報が整理され、文章が読みやすくなると言われています。
次の例文は5W1Hを意識して書かれたものです。

文章を書く際には、書いている内容を頭の中にイメージできるかどうか意識して書くとよいでしょう。

保護者からのコメントには返事をする

保護者が家庭での様子を記入している際には一言でもいいので返事を書きましょう。
連絡帳に書いた内容を読んでもらえていることがわかると印象がよくなり、信頼関係を築きやすくなるからです。
具体的には次のようなコツがあります。

• 文章の書き始めに「そうなのですね」と書いて保護者の話を受け止めてから関連するエピソードを記入する。
• 保護者が具体的な悩みや不安を記入していたら、保育園で実践している方法を伝えるなど発達段階に応じたアドバイスをする。
• 文章を締める時は「園でも様子を見てみます」「他にもお気づきのことがありましたらお伝えいただけると助かります」などと記入する。
• 口頭で伝えた方がよい場合は「直接お話しましょう」「口頭でお伝えします」と書き、その日か2～3日中には直接話す機会を設ける。

保護者の気持ちに寄り添って記入する

園生活では子どもの気持ちが不安定になったり友だち同士のトラブルが起こったりするなど、普段とは違う子どもの姿が見られる日もあります。
そのような時は保護者が不安になるような後ろ向きの内容ではなく、理由を添えて前向きに捉えられる内容を書きます。

保育園の連絡帳を書く時の注意点

連絡帳に書かれた内容について保護者が不安を感じると、保育士とトラブルになったり保育園全体へのクレームにつながることがあります。
一方で日頃から保護者と情報共有をして信頼関係を築いておくとトラブルやクレームを回避することができます。
他者から信頼されるには、誠実な態度をとることが必要です。
保育士は連絡帳の文章を通して誠実さを示していくとよいでしょう。

丁寧な字と言葉遣いで書く

下手でも丁寧に書かれた字は相手に対して好印象を与えます。
丁寧に字を書くには次の3つを意識してみましょう。

• 一文字をゆっくり書く
• 「とめ」「はね」「はらい」を意識して書く
• 文字の大きさやバランスに注意する（ひらがな・カタカナは漢字よりも小さく書く）

保護者と親しくなってくると言葉遣いが普段の会話で使う話し言葉になりがちです。
保護者に対して特に避けるべき言葉遣いは次の3つです。

• 若者言葉（保育士という立場をわきまえる）
• 〇〇くん・ちゃんに～～してあげました（上から目線と捉える保護者もいるため）
• ～～してください（命令口調に感じる保護者もいるため）

書き言葉においても丁寧な言葉遣いは好感がもてるものなので、注意して言葉を選びましょう。

書き終わったら内容を確認する

連絡帳を書き終わったら、誤字脱字はないか、子どもの名前は間違っていないか確認します。
離乳食やアレルギー児については食事の内容が正しく記入されているかも注意しておくとよいでしょう。

連絡帳だけで済ませずに口頭でも説明する

受診を勧めるレベルの体調変化や怪我、友だちとのトラブルについては保護者が迎えに来た時に口頭で伝えましょう。
保育士から直接説明がなく帰宅して連絡帳を読んで初めてトラブルがあったことを知ると、なぜその場で教えてくれなかったのだろうと不信感が募る可能性があります。
遅番で子どもの引き渡し担当になったら、担任に経緯を確認して保護者に説明できるよう準備しておきましょう。
担任でなくても当事者意識をもって保護者対応する心掛けが誠実さの表れになります。

保育ICTシステム「うぇぶさくら」を活用してスムーズに書く連絡帳

手書きの連絡帳は温かみがあるというメリットがある一方、書くのに時間がかかるというデメリットがあります。
保育中は連絡帳を落ち着いて書くことができず、休憩時間を使って書く保育士もいるほどです。
そこで連絡帳を書く負担を減らすために検討したいのがICTシステムを活用した業務効率化です。
「うぇぶさくら」は保育園の先生たちの希望から生まれた総合保育管理システムです。
園児の情報管理から職員の勤怠管理に至る一連の業務をWeb上で一元管理できます。
連絡帳機能も含まれており、写真添付機能・一括編集機能・リンクの貼り付け・公開予約・最終承認機能・既読機能といった、手書きではできない便利な機能が備えられています。
各機能の詳細は「うぇぶさくら」のWebサイトにて確認できます。
https://web-sakura.jp/functions_list/contact-book/
スムーズな連絡帳作成は保育士の業務負担の軽減につながりますので、ぜひ導入を検討してみてください。

まとめ

連絡帳は保育士と保護者が子どもの様子を情報交換し、信頼関係を構築するためのコミュニケーションツールです。
具体的な子どものエピソードや保護者に寄り添った返事といった書き方のコツを掴めれば、次第に悩まずに連絡帳を書けるようになります。
連絡帳を書く時間の確保が難しい場合は連絡帳機能を備えた「うぇぶさくら」の活用を検討して、丁寧かつ効率よく作業していきましょう。